（1）签收 签收文件应逐件清点，如发现问题，应及时向发文机关查询，并采取相应的处理措施。急件应注明签收的具体时间。 各单位向校领导呈送的请示、报告等文件，须经本单位负责人签字并盖公章，然后报校长办公室，统一由校长办公室按照校领导分工报送。除校领导直接交办的外，一般不允许直接报送校领导个人。

（2）登记 公文办理过程中就文件的特征和办理情况按发文部门分册登记。登记项目包括：收文编号、收文日期、发文机关（或单位）、文号、标题、份数、承办单位、领取文件人、领取日期及办理结果。

（3）拟办 校办文秘科对需要办理的文件提出拟办意见，由校办主任进行审核。对重要的及难以确定承办单位的文件，由校办主任提出拟办意见。 校内各单位呈报文件由校办登记并填写"呈批件"，内容包括呈报单位、主要内容和校办分呈意见。

（4）批办 上级文件如需领导批阅，应填写"领导批阅单"， 如无须校领导批阅或传阅，由办公室主任直接提出办理意见或送请有关单位办理。 需要校领导批阅的，由主管校领导对办理部门及办理意见进行明确批示。对需要两个以上部门办理的，应当指明主办部门，并注明是否需要汇报办理结果。如主管校领导外出，而文件内容需尽快转发，可视情况请其他校领导代批或先行复印给有关部门办理。

（5）分发 校办文秘科按校领导批示，将领导阅批单复印件和文件复印件分送承办部门。 承办部门领取文件时需详细登记领取人和领取时间。

（6）传阅 校办文秘科根据领导批示，按照一定的程序将文件送有关领导人阅文或批示。办理公文传阅应当随时掌握文件去向，避免漏传、误传或延误。一般当天交回呈报单位。

（7）承办 各单位收到需办理的文件，应在规定的时限内办完。需要上报材料的文件应按规定时间上报；凡属承办单位职权范围内的事项，承办单位应指定专人办理。凡涉及其他单位业务范围的事项，承办单位应当主动与有关单位协商办理。凡需报请校领导审批的事项，承办单位应当提出办理意见并代拟文稿，一并报送上级机关审批。 对需要办理结果的文件，承办单位应及时将办理结果填写在阅批单上，并将办理情况抄送学校办公室文秘科。

（8）催办 需要上报材料的公文应按规定时间提前向有关单位询问办理结果。 需要办理结果的，每月底由各单位联系人负责将填有办理结果的"领导批阅单"交回。 各单位呈报文件在3日内未得到校领导批复的，由文秘科负责查询。

（9）立卷 按发文机关和报文单位分别建立卷宗。

（10）归档 每日将领导阅批单原件和文件原件按来文部门存档。年初将上年《来文登记册》归档；领导阅批单原件、文件原件按发文部门交综合档案室归档。

2．学校文件办理程序

学校文件主要用于干部人事任免、机构调整、学校重大决定、决议、规章制度，学校重要请示、报告，重要工作部署以及师生员工的奖惩等。办公室发文只限于以学校名义发布的行政事项布告、通知，如放假、献血等涉及全校临时性工作的具体部署。 凡属学校职能部门职责范围内的事务，应当由本部门自行发布通知、规定及管理办法等。各单位确需以学校名义发文或学校办公室转发文件的事项，有关单位应当在请示中说明理由，经校办公室审核提出意见后，按照规定程序报校领导审批。 校办公室根据实际情况严格执行公文处理时限的规定。原则上，"特急发文"和"急发文"随批随办，"一般发文"不超过3日办理完毕。

（1）拟稿 学校文件根据工作任务或领导布置由主办单位或指定单位拟稿。以校办公室文件形式转发的文件，由有关职能部门负责起草；校办文秘科负责起草校办公室常规性文件。 学校文件必须符合国家的政策、法规，与学校的总体发展目标相一致；文字简明、重点突出，一文一事。 各单位负责人要切实把好上报文件质量关，尽量减少行文。上报文件的内容以及规则、体例、格式等必须符合公文处理和存档的有关规定。对明显不符合规定的文件，校办公室可退回报文单位修改。

（2）报文 报送的学校文件应包括文件及其附件。各单位起草的学校文件（上行、下行），均需填写"广西医科大学发文稿"，由拟稿人填写标题、附件、主报单位、抄送单位、抄报单位、打印份数等项内容，单位负责人审批后在办文单位处签字并加盖公章，再报校办公室文秘科。上报文件只能写一个主报单位，如需同时送其他单位，可用抄送的形式。

（3）审核 文秘科负责文字修改和格式审核，由办公室主任进行审核后送主管校领导审批。如所报文件存在问题，应与有关单位协商或向主管校领导请示。

（4）修改 根据主管校领导或校办公室主任提出的修改意见，文秘科负责通知有关单位对文件进行修改，再进行报批。

（5）签发 学校文件由主管校领导签署发文意见。校办公室常规性文件由办公室主任签发。

（6）登记 校领导签发后，文秘科按部门分别办理登记。登记项目包括：顺序号、日期、发文字号、编号、发文题目。

（7）打印校对 文秘科负责打印并认真校对。

（8）盖章 文秘科将文件加盖学校公章后方可上报或分发。

（9）上报分发 上报文件由校办公室或由拟文单位协助负责报送。校内文件由拟文单位分发或由校办协助分发。

（10）立卷 按发文单位建立卷宗。

（11）归档 学校文件的发文稿纸，文件的原件、修改稿和附件均应归档，各办文单位应当做到随办随归档。年初将上年《来文登记册》归档，并将领导阅批单原件、文件原件按发文部门交综合档案室归档。