为加强学校各类会议的组织与管理，提高会议效率，特制定本办法。学校大型活动的组织与管理也遵循本办法。

一、会议的原则

凡没有结合实际研究解决具体问题的会不开；凡可用其它方式解决问题的，就不要召开会议；凡可合并召开的会议就要尽量合并召开；所有会议应本着精简、高效、节约的原则进行。

要严格控制会期和规模，要端正会风，讲求质量和效率，切实解决问题。

二、会议的种类及负责部门

学校的会议就会议性质而言，有学校党政领导例会、全校综合性大会、部门业务会议及单位内部会议。

1.学校党政领导例会（指党委常委会和校长办公会）由学校办公室负责组织；

2.综合性会议由学校办公室牵头组织，相关部门配合。综合性会议指：①以党委或学校名义召开的会议；②要求学校党政几位领导同志参加的综合性会议；③需要各部门、各单位党政主要负责人参加的会议；④全校党员、教职工或学生大会。

3.各种业务会议由各业务主管部门牵头组织，学校办公室协助。

4.各单位内部会议由各单位自办。

5.为解决各种紧迫问题的现场办公会由校领导指定部门负责组织。相关部门配合，牵头部门草拟会议纪要，并监督决定的落实。纲要及落实结果及时送学校办公室备案。

上述会议的各牵头单位，负责会议通知的草拟、会议场所的布置，督促和检查会议决定（精神）的落实情况。

三、会议召集的基本程序及责任

1.确定会议议题：全校综合性会议议题一般由学校党政例会确定，业务会议由各业务部门根据解决问题的实际需要提出并由主管校领导审定。各部门在确定会议议题时，务必本着精简、高效和节约的原则，可开可不开的会议尽量不开。必须召开的会议，要精心安排，保证会议开得紧凑。达到预期的目的。

2.确定会议议程、日程和确定主持人程序安排。

3.确定与会人员名单。全校综合性会议与会校领导名单由学校办公室进行安排；召开各种业务会议，除安排主管校领导出席外，一般不安排其它校领导参加，尤其是一些应酬性的会议，各单位出席人数也应控制在最低限度，力争选派最有代表性的人员出席，一般情况下院系一级党政领导不必同时出席同一业务性会议。

4.草拟会议通知

召开学校综合性会议时，由学校办公室根据党政例会的决定或学校党政负责人的指示，草拟会议通知；职能部门召开会议时，由各职能部门草拟会议通知。

会议通知应含以下要素：

会议议题内容、应参加会议的人员、会议召开的时间、会期、会议地点、携带的材料等。

5.办理会议报批手续

由党政职能部门主持召开的全校专业性会议、牵头召开的跨部门的会议；各单位承办的在学校召开的全国性学术会议；要求校领导出席的会议；以及需借用学校公共会议场所召开的各种会议（集会），均需提前一周报学校办公室秘书科，以便统筹安排，进行备案。

学校办公室在接受各单位的会议申报计划时，要对会议的内容和有关材料进行必要的审核。审核内容包括：

①是否符合党和国家有关法律、法规和政策；

②是否有召开的必要，能否通过其它形式达到会议的目的；

③领导出席人数是否过多，领导有无时间出席；

④相关会议可否合并召开；

⑤会期能否缩短，规模可否缩小或有无必要扩大；

⑥要求召开的会议在时间、地点、与会人员等方面是否与其它已安排的会议冲突；

⑦会议材料是否齐备，谁准备；

⑧借用会议场所的应书面申请（会议场所指办公楼第一会议室，演讲厅，体育馆，网球馆其他部门会议室。如校外单位或商业性会议一般不予借用，学校办公室接待室一般不得用于会议工作）需先落实会议室，再发会议通知。

    ⑨会议经费是否落实，会议经费来源渠道是否合理，开支情况是否符合财务纪律。

6.发布正式会议通知

学校办公室在对所有申报材料进行审核后，进行统一安排。当周周五前安排好下一周所有会议。未及时办理申报手续的会议，原则上不再临时安排。会议通知由学校办公室秘书科根据校领导的分工范围分送有关校领导审阅，并将可出席会议的领导名单及时报主管副主任批阅后，正式下发会议通知。

根据具体情况确定会议通知的落款。综合性会议由学校办公室独立发布通知，专业性会议由学校办公室与相关业务主管部门联合发布会议通知。未经学校办公室协调、审核的会议，各单位可以不参加。

7.会议材料的准备

综合性会议材料由学校办公室负责；业务会议材料由牵头部门负责。材料准备包括材料撰写、材料打印、装订、发放。所有材料应按文件所要求的规格尺寸，做到尽量保持装订精美，不得有漏页、错页、错字、污渍。

业务部门在邀请校党政领导出席时，还应负责拟写领导发言材料，会后整理领导讲话并送学校办公室编发简报。

8.会场布置

综合性会议的会场布置由学校办公室负责，相关部门协助；业务会议的会场布置，由主持召开的业务部门负责。会场布置包括：横幅、主席台座次排定、音响、投影、花盆、照相、摄影、会场座位摆置、分组讨论会场等。

综合性会议及大型业务会议召开时，主席台领导或来宾座次排定方案，必须提前交学校办公室审定。

9.会场服务

所有大、中型会议，开会前必须进行签到，决策内容较多以及需要作较长时间考虑的方案，一般应至少提前两天发给会议代表；其它会议的材料可在签到时发给；比较严肃的会议，还应分发会议证件。

10.会后工作

各会议牵头单位，应督促有关人员尽快整理会议记录，编写会议纪要，同时将校领导重要的即席讲话整理成文稿，连同会议纪要，一并送学校办公室秘书科编发会议简报。

会后牵头单位应将全套会议材料整理后送交学校档案馆。

各会议牵头单位还应负责检查会议决议、决定的执行与落实情况。

四、学校党政例会的组织办法

    （一）党委常委会的议事范围及组织办法

1.议事范围

主要讨论学校重大（方向性、全局性、战略性）问题，如贯彻执行党的路线、方针、政策的重要事项；学校建设的长远规划和年度计划；学校的重大改革措施；机构设置和调整；干部的推荐、任免和奖惩；年度财政预决算；国内外重要合作交流协议的审定；校办产业中重大项目的审定；涉及群众利益的重大问题等。

2.组织办法

由党委书记提出议题，学校办公室提前一周进行安排，包括安排会议纪录、会后发布《党委常委会议纪要》等。

    （二）校长办公会议的议事范围及组织办法

1.议事范围

对学校教学、科研、组织人事、行政管理、产业、后勤等工作进行决策。

2.组织办法

学校办公室负责校长办公会的具体组织。

由学校办公室秘书科提前一周收集议题。各业务部门提交的议题必须符合以下要求：

    第一，已交主管校领导阅过，并有倾向性意见；

    第二，材料必须打印，至少抄写工整，一式15份交学校办公室秘书科。

秘书科至少提前两天将材料交到校领导手中。会中派人纪录，会后根据需要整理纪录拟写《校长办公会议纪要》。

    （三）会议注意事项

会议前除书面通知外，还应电话告知有关领导；如有关校领导缺席，会后应交会议纪录给领导阅览；对提出的议题，主管部门必须有较成熟的方案。